Wenn in der Schweiz eine Gesellschaft gegründet wird, muss diese in den Schweizer Firmenindex Zefix eingetragen werden. Der Zefix ist das Portal der Schweizerischen Eidgenossenschaft in dem alle Handelsregisterämter zusammengeschlossen sind. Erst mit diesem Vorgang erlangt sie rechtliche Identität. Unterschiedlich sind allerdings je nach Kanton die Eintragungsprozesse und der Inhalt. In jedem Kanton hat die Eintragung gleichzeitig eine Publizitätswirkung und konstitutive Wirkung.
Wann ist eine Handelsregisteränderung notwendig?
Wenn sich in einem Unternehmen, wie zum Beispiel einer Aktiengesellschaft, eine formale Änderung ergibt, muss diese im Handelsregister eingetragen werden. Das betrifft zum Beispiel
- eine Firmenmutation,
- eine Personenmutation oder
- die Übertragung der Firma.
Zu den Firmenmutationen gehören eine Änderung des Namens der Firma, ein neuer Firmensitz oder die Änderung des bisherigen Firmenzweckes. Unter Personenmutationen werden neue Personen, wie zum Beispiel ein Prokurist oder andere unterschriftsberechtigte Personen gezählt. Aber auch wenn sich die Daten der eingetragenen Personen durch Namensänderung oder Umzug ändern, muss das im Handelsregister eingetragen werden. Selbst eingetragene Personen, die aus irgendeinem Grund gelöscht werden, müssen im Handelsregister dokumentiert werden. Das Gleiche gilt, wenn bei einer GmbH Stammanteilsübertragungen durchgeführt werden.
Wer und was steht in den Handelsregistern?
Das Handelsregister wird von den Kantonen verwaltet und veröffentlicht. Interessierte können sich hier über die wichtigsten Angaben der Unternehmen, die nach kaufmännischer Art geführt werden informieren. Im Handelsregister werden die rechtlichen Verhältnisse der Unternehmen veröffentlicht und damit für potenzielle Kunden oder Geschäftspartner transparent. Die Gesetzgebung zum Handelsregister ist in der Handelsregisterverordnung (HregV) geregelt.
Unter anderem müssen hier Einzelfirmen mit einem jährlichen Umsatz von mehr als 100.000 CHF, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften, Aktiengesellschaften sowie Kommanditaktiengesellschaften, GmbHs und Genossenschaften, Vereine, die ein kaufmännisch geführtes Gewerbe betreiben sowie Stiftungen und Zweigniederlassungen ausländischer oder schweizerischer Unternehmen namentlich genannt werden. Eine Ausnahme bilden Familien- und kirchliche Stiftungen.
Zu den Eintragungen gehören der Name der Firma und das Gründungsjahr sowie der Sitz und der Zweck des Unternehmens. Ausserdem werden Kapitalverhältnisse und eine Revisionsstelle aufgeführt. Namentlich werden die Gesellschafter, die Verwaltungsräte, Geschäftsführer und Zeichnungsberechtigten genannt.
Handelsregisteränderungen bei Statutenänderungen oder Mutationen
Bei den Handelsregisteränderungen wird zwischen Statuten und Mutationen unterschieden. Statutenänderungen gibt es bei Kapitalgesellschaften und Mutationen bei den Personengesellschaften. Im Gegensatz zu den Mutationen müssen Statutenänderungen grundsätzlich durch einen Notar öffentlich beurkundet werden. Durch Handelsregistereintragungen wird der Wirtschaftsverkehr für die Öffentlichkeit rechtssicher. Deshalb müssen Änderungen der eingetragenen Informationen ebenfalls im Handelsregister vermerkt werden. Nachzulesen ist das im Art. 937 OR. Für Treuhänder in der Schweiz gibt es neuerdings eine Software, welche die Änderungen in wenigen Minuten vorbereitet.
Änderungen in den Statuten
Statuten gibt es bei den rechtlichen Organisationen der Aktiengesellschaften und der GmbH. Schon bei der Gründung müssen sie öffentlich von einem Notar beurkundet werden. Für Änderungen gilt das Gleiche. Sie werden entsprechend Art. 647 und 780 OR ebenfalls im Handelsregister eingetragen. Diese Änderungen können den Namen der Gesellschaft oder einen Sitzwechsel bzw. Zweck der Gesellschaft betreffen. Eine Kapitalerhöhung oder die Umwandlung der Rechtsform müssen ebenfalls vom Notar beurkundet werden.
Mutationen bei Personengesellschaften
Mutationen bedürfen ebenfalls einer Handelsregisteränderung. Allerdings müssen sie nicht durch einen Notar öffentlich beurkundet werden. Eingetragen im Handelsregister werden alle Änderungen bei den Personengesellschaften, die zum Beispiel personelle Konstellationen oder Funktions- Zeichnungsberechtigungsänderungen betreffen können. Eingetragen werden auch Änderungen des Wohnortes der eingetragenen Personen oder Übertragungen von Stammanteilen bei einer GmbH. Werden Adressänderungen innerhalb einer politischen Gemeinde vorgenommen muss das eingetragen werden, auch wenn der Sitz gleich bleibt.